Comment fonctionne le softphone et pourquoi ces logiciels séduisent les entreprises ?
Et si le téléphone de bureau disparaissait peu à peu au profit d’un simple logiciel installé sur ordinateur ? C’est précisément ce que permet le softphone, une solution de téléphonie sur PC qui séduit de plus en plus d’entreprises. Découvrez comment fonctionnent ces téléphones professionnels et comment Acti ONE accompagne ses clients dans leur déploiement.
Softphone : un logiciel de téléphonie qui remplace le poste fixe
Le softphone, contraction de « software » et « téléphone », désigne un logiciel de téléphonie assurant l’émission et la réception des appels par Internet. À la différence d’un poste fixe traditionnel, il s’utilise directement sur un ordinateur, un smartphone ou une tablette, à l’aide d’un casque ou d’un micro intégré.
Parfois confondu avec d’autres solutions de communication numérique, le softphone n’est pas un webphone (qui fonctionne directement depuis un navigateur sans logiciel).
Le softphone repose sur une application dédiée, installée sur l’équipement de l’utilisateur. Cela ouvre l’accès à des fonctionnalités plus poussées, à une meilleure stabilité des appels et à une intégration renforcée dans l’environnement de travail (outils métiers, CRM, messagerie…).
Le softphone d’entreprise, contrairement aux téléphones IP physiques, offre une portabilité totale. Il accompagne le collaborateur sur tous ses supports, qu’il soit au bureau, en télétravail ou en déplacement.
Fonctionnement d’un softphone : les dessous de la VoIP
Le fonctionnement du softphone d’entreprise repose sur une technologie bien connue : la VoIP (Voice over IP).
De la voix au réseau : le principe de la VoIP
Lorsqu’un appel est passé depuis un téléphone sur PC, la voix de l’utilisateur est numérisée, fragmentée en paquets de données, puis transmise via une connexion Internet à destination de l’interlocuteur.
Ce processus est géré par un protocole de signalisation (comme « SIP » pour Session Initiation Protocol) qui établit, maintient et clôt la communication entre les terminaux.
La voix transite par le même réseau que les données classiques de l’entreprise. Cette approche rend la téléphonie à la fois plus souple, plus économique et plus simple à administrer.
Infrastructure minimale, fonctionnalités maximales
Pour utiliser un softphone, il suffit de réunir quelques éléments basiques :
- un équipement compatible (PC, smartphone ou tablette) ;
- une connexion Internet stable ;
- un logiciel de téléphonie installé ;
- et un abonnement auprès d’un opérateur VoIP.
Selon les solutions déployées, le logiciel de téléphonie softphone peut proposer une interface unifiée regroupant appels, visio et messagerie. L’utilisateur accède alors à sa ligne professionnelle où qu’il soit, tout en bénéficiant d’une qualité audio optimisée et d’un environnement sécurisé.
Le téléphone sur PC en entreprise : usages et utilisateurs
L’un des avantages majeurs du softphone est qu’il permet de transformer n’importe quel ordinateur en téléphone sur PC.
Un usage quotidien de plus en plus répandu
Grâce à un simple logiciel et à une connexion Internet stable, les collaborateurs peuvent passer et recevoir leurs appels professionnels depuis leur poste de travail, sans équipement téléphonique supplémentaire. Ce mode de communication s’adapte parfaitement à des environnements flexibles, comme les open spaces, les bureaux partagés ou les espaces de coworking.
Des profils utilisateurs variés
Le softphone d’entreprise est particulièrement apprécié des salariés nomades ou en télétravail. Il leur permet de conserver leur numéro professionnel et d’accéder à toutes les fonctionnalités de leur ligne fixe, où qu’ils soient.
Les équipes commerciales, les supports techniques ou les fonctions de gestion multi‑site en tirent un réel bénéfice, notamment en termes de fluidité des échanges et de simplification des communications internes et externes.
Les fonctionnalités clés d’un logiciel de téléphonie softphone
Un logiciel de téléphonie softphone intègre un ensemble de fonctionnalités avancées qui facilitent le quotidien des collaborateurs. Parmi les plus répandues : la gestion des appels (mise en attente, transfert, double appel), la messagerie vocale visuelle, l’accès à un annuaire partagé, ou encore les indicateurs de présence pour savoir qui est disponible en temps réel.
Certaines solutions vont plus loin avec des fonctionnalités collaboratives comme les appels vidéo, la visioconférence, le chat interne ou l’envoi de fichiers. Cela permet de centraliser tous les canaux de communication dans un seul et même outil, avec une interface intuitive.
L’intégration d’un tel logiciel de téléphonie avec d’autres outils métier renforce considérablement la productivité. Le click-to-call depuis un email ou une fiche client, le suivi automatique de l’historique d’appels, ou encore la synchronisation avec les contacts facilitent le quotidien des utilisateurs et améliorent l’expérience client.
Pourquoi les entreprises adoptent-elles massivement le softphone ?
C’est simple. Le softphone répond à trois enjeux critiques de l’entreprise : réduire les coûts, gagner en agilité et améliorer la performance.
Des économies mesurables
Déployer le softphone dans l’entreprise, c’est avant tout réduire les coûts liés à l’infrastructure téléphonique. En supprimant le besoin de téléphones physiques et de maintenance matérielle, les entreprises allègent leurs investissements initiaux comme leurs charges d’exploitation. De plus, les mises à jour logicielles sont centralisées et automatisées, ce qui limite les interventions techniques sur site.
L’unification des canaux de communication dans un seul logiciel de téléphonie réduit également le nombre d’outils utilisés, ce qui simplifie la gestion des licences et des abonnements.
Une solution agile
Le téléphone sur PC permet aux collaborateurs de rester joignables où qu’ils se trouvent, avec une simple connexion Internet. Cette mobilité est devenue essentielle en accompagnement du télétravail, des déplacements fréquents ou des structures multisites.
Le softphone contribue aussi à simplifier et à accélérer l’onboarding des nouveaux arrivants. Il suffit de créer un nouveau compte sur la plateforme, sans les délais traditionnellement associés au déploiement du matériel.
Pour toutes ces raisons, le softphone est pour l’entreprise un outil de communication stratégique, aligné avec les besoins de flexibilité, de réactivité et de performance des organisations actuelles.
Acti ONE, votre partenaire pour une solution de softphone adaptée à votre entreprise
Acti ONE accompagne les entreprises dans la modernisation de leur téléphonie avec des solutions VoIP, Cloud et un logiciel de softphone conçu pour un usage professionnel. Cette offre permet aux structures de toutes tailles de bénéficier d’un système de communication plus souple tout en assurant une qualité d’appel optimale.
L’équipe d’Acti ONE vous conseille dans le choix de la solution la plus adaptée à vos besoins et assure l’installation des équipements ainsi que le suivi nécessaire. Ce niveau d’accompagnement facilite le passage à une téléphonie IP performante, intégrée à votre environnement de travail.
En adoptant une solution de téléphone sur PC avec Acti ONE, les entreprises font le choix d’un prestataire local, réactif, expérimenté et capable de répondre aux enjeux de connectivité et de communication professionnelle.